Sachbearbeiter Auftragsmanagement

• Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen an die Funktionspostfächer der Kundenteams (Accountmanagement und Service Delivery Management)
• Pflege und Fortführung der kundenspezifischen Dashboards
• Teilnahme an Regel-Jourfixen intern/extern
• Protokollführung bei internen und externen Terminen
• Erstellung von Angeboten und Bearbeitung von Kundenanfragen
• Sicherstellen, dass Kostenübernahmen vorliegen
• Sicherstellen, dass die ausgefüllten Beauftragungsblätter vorliegen
• nach Eingang der Kostenübernahmeerklärung Bestätigung über den Auftrag an den Kunden versenden
• Erstellen von kundenspezifischen Beschaffungsanträgen für externe Dienstleistungen/Lieferanten
• Versand regelmäßiger Reportings über den aktuellen Auftragsstatus an den Kunden
• Aufteilung des Gesamtauftrages in Einzelaufträge und Einsteuerung in die Fachbereiche
• Überwachung der Auftragsumsetzung bis hin zur Fertigstellung (Qualität und Termin)
• Veranlassung einer Eskalation, wenn Qualität und Termin nicht eingehalten werden
• Versand regelmäßiger Reportings über den aktuellen Auftragsstatus (Planungsabweichungen, rechnungsrelevante Fertigstellungen, Eskalationen) sowie bei Notwendigkeit entsprechende Gegenmaßnahmen veranlassen
• nach Fertigstellung eines Auftrages Bestätigung des Kunden einholen
• Fertigstellungsmeldung an Accountmanagement, Debitorenbuchhaltung und Kunden
• bei Bedarf Ausarbeitung von Übersichten, Handreichungen und Präsentationen für Accountmanagement, Service Delivery Management und / oder Kunden

Sie erhalten einen unbefristeten Arbeitsvertrag. Eine Übernahme in Festeinstellung ist möglich.Die Entlohnung erfolgt nach BAP-Tarif + Zulagen! Durch den Aufbau eines Arbeitszeitkontos ist eine zusätzliche flexible Arbeitszeitplanung möglich! Vom Unternehmen werden verschiedene zusätzliche Angebote im Bereich Mitarbeiterunterstützung, Förderung, Personalentwicklung sowie aktives Gesundheitsmanagement und Vorsorge bereitgestellt.     

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder technische Berufsausbildung Ausbildung
• alternativ eine vergleichbare Berufsausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung mit mindestens einem Jahr Berufserfahrung im genannten Umfeld
• nachweislich zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Sachbearbeitung, Reporting und Dokumentation innerhalb der letzten zehn Jahre (04/2015 - 04/2025)
• Teamfähigkeit
• Belastbarkeit
• Durchsetzungsvermögen
• systematische und flexible Denkweise
• selbständige und strukturierte Arbeitsweise
• hohe Einsatzbereitschaft
• Verantwortungsbewusstsein
• verbindliches Auftreten
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Kundenorientierung
• Kenntnisse und Erfahrung in den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• mindestens ein Jahr Erfahrung mit CRM-Systemen
• deutsche Sprache (mindestens Niveaustufe C1) in Wort und Schrift sehr gut 
• idealerweise bereits in der öffentlichen Verwaltung gearbeitet
• Affinität zu IT-Themen / IT-Anwendungen sowie die Bereitschaft, sich in neue IT-Anwendungen einzuarbeiten
• idealerweise erste Erfahrung in der Erstellung von Protokollen und Sachstandsberichten
• idealerweise Kenntnisse und Erfahrungen mit Übersichten und deren Pflege
• idealerweise bereits Erfahrungen in der Terminüberwachung und allgemeinen Bürotätigkeiten